Entre em contato

© GD Solutions. Todos os direitos reservado. By Next4.

3 dicas de como ter uma equipe de T.I. mais eficiente

3 dicas de como ter uma equipe de T.I. mais eficiente

Em geral os profissionais de TI são frequentemente sobrecarregados gerando muito estresse no dia dia. Neste post, vamos abordar algumas coisas que as empresas podem fazer para tornar a equipe de T.I. mais eficiente e como consequência a sua empresa também!

Esqueça o CEO – Os profissionais de TI geralmente são os mais sobrecarregados dentro de uma empresa . Eles são os responsáveis por manter os sistemas, serviços e aplicações para as empresas inteiras. Eles são o primeiro – e às vezes única – linha de defesa contra falhas de segurança e outras questões de privacidade. Eles são os únicos que escutam os problemas e reclamações  de todos os funcionários relacionados com a infraestrutura.

Mas o trabalho não precisa ser estressante – mesmo depois de ajudar o décimo usuário que apenas precisava  reiniciar seu computador. Ter o melhor software é importante, claro, mas há outros passos que você pode tomar para tornar a sua vida como um profissional de TI menos complexa e mais produtiva. Aqui estão três ferramentas que podem te ajudar:

A pesar de parecer obvio, ainda as empresas  investem o minimo em tecnologia porque acham que são despesas e não investimentos. Estas empresas se não evoluir nos dias de hoje esta condenada a falência. Vou mencionar alguns motivos porque você deve investir em manter sua infraestrutura atualizada.

Usuários em geral com o PC ou servidor lento: o funcionário alem de ser menos eficiente, registrará mais ticket na T.I. por diversos motivos, computador lento, problemas com hardware, sistema não funciona. Concluímos que por apenas 1 pc lento você tem o seguinte impacto: 2 pessoas improdutivas por x tempo, menor desempenho do usuário seja ele do financeiro, comercial, RH, etc e uma T.I. onde deveria esta inovando ao invés de estar concertando para tentar ficar do mesmo jeito. Ai pergunto? Como essa empresa vai ser mais competitiva se o TCO é igual ou até maior que a concorrência onde com os mesmos ou até menores custos podem estar inovando e saindo na frente. Coloque no papel o custo de 1 pc vs 2 funcionários com menor desempenho durante todo o ano e algumas paradas por problemas que gerou indisponibilidade.

O mesmo se aplica para o restante da infraestrutura como internet lenta, telefonia de ma qualidade fazendo com que os usuários que precisam fazer uma unica ligação tenham que fazer varias para concluir onde o tempo é maior e os custos de telefonia também e por ai vai.

Então a dica é: invista mas com planejamento, comprar o desktop mais caro ou a internet mais rápida também não é a solução, os investimentos tem que ser justificados e demostrados para ter o retorno esperado do investimento. Para isso é fundamental ter uma ferramenta que monitore os recursos de T.I. para um melhor gerenciamento dos serviços de T.I. para que mensalmente tenhamos em mão relatórios para analisar e fazer as tomadas de decisão mais assertivas e investir com sabedoria.

Mantenha a infraestrutura de T.I. Atualizada

Política de segurança clara

Estadísticas indicam que os maiores problemas com segurança é o mal uso dos recursos tecnológicos da empresa por não ter uma politica clara do que podem ou não fazer. A politica tem que ser fácil de entender e objetiva, se entregar um livro do que pode ou não, a unica pessoa que vai ler é a T.I. A mesma tem que ser direta para não gerar dúvidas, tem que ser divulgada por todos os médios de comunicação  possíveis internamente e poder ser consultada na intranet ou pasta compartilhada. Por exemplo,  para novos funcionários o RH que comunicar de forma geral a politica da empresa inclusive a da T.I. e ter uma ficha já para preenchimento dos dados como Nome completo, e-mail, e quais tipos de acesso terá o usuário seja ele de arquivos,sistemas e internet.

Também faz parte treinamento sobre as ameças que podem chegar através de um e-mail, o uso ou não de dispositivos próprios como notebook, tablet ou até smartphone, procedimentos para solicitar ou registrar incidentes, etc.

Com estas informações e trinamentos de reforço, diminuiremos as possibilidades de brechas de segurança, perda de tempo buscando informações se pode ou não ocupando tempo e insistindo ao analista para liberar o acesso a um site que não tem acesso ou permissão para instalar um aplicativo.

Alem desses benefícios, como beneficio maior novamente teremos uma T.I. mais focada em melhorias e inovação e uma empresa mais eficiente.

Melhorar a organização

Quando existe um problema no computador ou sistema puntual em geral o usuário quer sempre ser atendido primeiro independente do impacto do problema dele. A solução para isso é priorizar tipos de solicitações e incidentes”. Para poder executar esta tarefa de forma eficiente precisamos de duas coisas basicamente, definição de SLA alinhada com o negocio para cada tipo de incidente e solicitação, e um software de Service Desk para o registro.

No Service Desk escolhido, por padrão todos tem uma base de conhecimento onde é registrado a solução de cada tipo de problema chamados de erros conhecidos, com isso evitamos que um analista esteja fazendo uma pesquisa que já foi feita  para um problema que já aconteceu e alguém já encontrou a solução. Assim ganhamos mais eficiência e eficacia da equipe de T.I. e produtividade do usuário afetado.

A pesar da T.I. fazer trabalhos proativos para evitar certo tipos de interrupções nos serviços de T.I., é necessário ter documentado os processos de como agir em casos de problemas generalizados porque estes são praticamente inevitáveis, nesses casos por exemplo caiu o e-mail, ok temos backup e/ou redundância, mas vai demorar x horas correto?! Em primeiro lugar é necessário  comunicar  a empresa de forma centralizada que o serviço estará indisponível por x tempo, caso não fizer isto, a metade da sua T.I estará ocupada explicando a cada usuário que ligar ou passar na frente do que aconteceu, o quanto vai demorar, porque aconteceu e se poderia ser evitado entre outras inúmeras questões por curiosos.

Lembrando que isto é o básico para ter uma T.I. eficiente, existem inúmeras mas comece por essas e terá bons resultados e rápidos.