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Como evitar spam no e-mail e aumentar sua produtividade

Como evitar spam no e-mail e aumentar sua produtividade

Um dos desafios da gestão de e-mail corporativo é lidar com a quantidade de spams que assola as caixas de entrada dos profissionais. Evitá-los, além de diminuir o incômodo natural que causam, também é uma questão de segurança da informação, visto que boa parte das tentativas de phishing (envio de vírus que coletam dados da máquina) é feita através de falsas mensagens publicitárias.

Para se ter uma ideia, de acordo com a McAfee, 2015 deve encerrar como um ano recorde em ataques cibernéticos no mundo. E o e-mail corporativo é uma das principais portas de entradas para os hackers, de acordo com o relatório anual sobre ameaças à segurança da internet, produzido pela Symantec — que também expõe o Brasil como o 8° no ranking de origens de fraudes.

Veja a seguir algumas dicas práticas para evitar spam no e-mail corporativo e melhorar a produtividade da sua equipe:

Tenha uma política clara para utilização do e-mail corporativo

Muitas vezes, os usuários do e-mail corporativo acabam utilizando a ferramenta de forma errada, pois não têm consciência dos riscos que correm e de como os dados da empresa são importantes e precisam ser protegidos.

A ideia é que a equipe de TI construa uma política que deixe claro o que pode e o que não pode ser feito com o e-mail. Sobretudo, é preciso que os usuários se engajem a partir da conscientização. Assim, ensinar as pessoas a identificar um spam e usar os recursos de bloqueio e denúncia pode surtir efeitos.

Prefira criar essa política com o envolvimento dos usuários para que não seja impositivo e trabalhe mais no nível de consciência do que da coerção.

Utilize soluções gerenciadas para evitar spam

Mesmo que os usuários sejam conscientes e usem o e-mail corporativo de forma correta, a chegada de spams na caixa de entrada pode continuar acontecendo. Daí a importância de apostar em soluções de gerenciamento de servidores de e-mail para monitoramento automatizado e constante.

Boas soluções antispams fazem a filtragem automática e evitam que boa parte dessas mensagens indesejadas cheguem às caixas de entrada, o que diminui consideravelmente o risco dos usuários clicarem em links que contenham vírus e não precisem checar manualmente e deletar as mensagens. Além disso, essas ferramentas evitam que os servidores fiquem sobrecarregados e consumam muita banda — veja também quais as vantagens de investir em antivírus para empresas!

Outras dicas para o uso produtivo do e-mail

Vamos agora a algumas dicas práticas de como utilizar o e-mail sem perder produtividade e evitar o spam:

Antes de abrir, veja o assunto do e-mail

Para não perder tempo abrindo, veja se o assunto já não está demonstrando que se trata de um spam. Os spams costumam se autodenunciar logo no assunto (caixa alta, palavras de ordem com promessas como “oferta imperdível” etc.).

Essa é uma dica que vale também para evitar ser confundido com spam. Ao enviar uma mensagem, escreva no assunto um resumo rápido e prático do que se trata a mensagem — deixe o assunto para o final.

Denuncie e bloqueie spams

Não basta deletar da caixa de entrada. Denuncie como tentativa de phishing ou spam. Também bloqueie para que o servidor entenda que se trata de um remetente indesejável. Quanto mais pessoas fizerem isso, mais os servidores conseguem proteger os usuários e identificar spammers.

Evite ser confundido com spam: utilize as melhores práticas do e-mail marketing

Só envie mensagens para os clientes e prospects que optaram por recebê-los; não compre listas de mala direta de terceiros; respeite as opções que o usuário assinalou quando assinou a lista (receber somente conteúdo educativo/ receber ofertas etc.).

Além dessas dicas, é preciso se conscientizar de que o spam será sempre um desafio a ser trabalhado. Por isso a importância da conscientização dos usuários para que evitem utilizar o e-mail corporativo para assuntos pessoais, não abram ou cliquem nos links enviados por spams e, sobretudo, denunciem os casos por meio das ferramentas disponibilizadas pelo servidor e pelo antispam.

Você gostou dessas dicas? Tem mais alguma dúvida sobre como evitar spam? Deixe seu comentário!