A modernização do trabalho gera novos paradigmas e desafios para empresas e colaboradores. As crises inesperadas também geram novas barreiras, com necessidade de mudança e adaptação. É preciso estar atento a novas condições e entender como as tecnologias se encaixam nesses novos conceitos.

Uma tendência comum nesse sentido é o home office, um método que torna empregos mais flexíveis ao permitir que funcionários cumpram sua jornada fora do ambiente empresarial, seja em casa ou em algum outro local de sua preferência. 

Esse novo modelo tem uma série de vantagens para empresas e colaboradores também, como menos custos e maior produtividade nas atividades. A internet e as tecnologias de rede são as protagonistas nesse cenário. Por isso, é importante ter uma boa infraestrutura para garantir sucesso.

É fundamental entender mais sobre isso a fim de se preparar para situações inesperadas e necessidade de mudança com uma TI robusta que coopere com os objetivos e ofereça a devida segurança. Se quiser saber mais, acompanhe.

Quais as vantagens do home office?

O home office é uma tendência no mundo inteiro. As possibilidades de flexibilização do trabalho e das condições favorecem as necessidades do mundo moderno, impulsionadas pela transformação digital.

Nesse sentido, as tecnologias modernas são fundamentais e fazem parte do dia a dia de todos. Estou falando de internet, da computação em nuvem e de outros conceitos que abordarei ao longo do artigo.

Vamos então analisar algumas vantagens do home office.

Rotinas mais flexíveis

Com o home office, é possível estabelecer rotinas de trabalho mais flexíveis e menos desgastantes para os funcionários. Afinal, se eles dispõem da opção de escolher onde trabalhar, podem focar no que é mais conveniente para conciliar com outras tarefas, por exemplo. 

Assim, os horários podem ser acordados, de uma maneira menos rígida. Essa flexibilidade torna os empregos mais atraentes para diferentes tipos de profissionais, inclusive pessoas mais jovens. 

Além disso, service desk e help desk são amplamente beneficiados. Afinal, se os colaboradores trabalham com horários diferentes, é possível oferecer possibilidades de contato mais abrangentes para os clientes e estar disponível até mesmo 24 horas por dia. Nesse sentido, a empresa pode trabalhar o revezamento de seus funcionários.

Maior produtividade

Outra das implicações é o aumento de produtividade e agilidade operacional, no geral. Essa melhoria ocorre porque há mais tempo para trabalhar, e menos para gastar com trânsito e outros aspectos. Isso significa que os colaboradores vão conseguir lidar com demandas maiores e entregar melhores resultados, mantendo um bom nível de qualidade e consistência. 

Menos consumo de recursos

O argumento da produtividade se torna mais atraente quando o associamos com a eficiência. Ora, a eficiência é evidenciada principalmente pela diminuição no consumo de recursos da empresa, como energia elétrica, água, espaço físico e computadores. 

Vale ressaltar que, nos contratos, os empregadores poderão entrar em acordo com os funcionários a fim de definir o que será responsabilidade deles na infraestrutura usada para trabalhar remotamente.

Mesmo que seja preciso arcar com algumas obrigações, isso não pesará tanto para as empresas. Ou seja, no geral, os custos serão menores e mais flexíveis do que seriam em operações in loco.

Maior foco

Ao trabalhar em casa — sem o estresse de ter que se deslocar nem mesmo estar presente em ambientes lotados e barulhentos — os profissionais poderão contribuir para a empresa com maior foco e concentração.

Assim, é possível reduzir o número de erros nas tarefas diárias, bem como problemas que aumentam os riscos das empresas. Ou seja, é possível, por exemplo, reduzir problemas operacionais em setores, como o de TI.

Bem-estar e qualidade de vida dos profissionais

Uma empresa que cuida do bem-estar e da qualidade de vida dos profissionais se destaca bastante atualmente. Ela se torna um local referência para se trabalhar, o que atrai grandes talentos. Além disso, essa questão otimiza a reputação da companhia no mercado e ao olhar dos clientes também. Investir em home office é uma boa maneira de alcançar esses resultados.

Ao dispensar os colaboradores para trabalhos remotos e flexibilizar horários, as companhias dão a eles a possibilidade de buscar padrões que favoreçam melhores condições de vida. Ou seja, é possível cuidar melhor da saúde e atenuar desgastes e problemas psicológicos, por exemplo.

Criatividade, inovação e engajamento

Os trabalhos flexíveis são preferidos por empresas que querem se adaptar ao mundo moderno e gerar inovação. Como disse, esse é um dos sinais dos tempos de transformação digital, em que as organizações focam mais em disrupção. Isso ocorre porque modelos como o home office priorizam a criatividade e o engajamento dos colaboradores. 

São tipos mais flexíveis que criam condições para que os empregados ofereçam ideias e contribuam ativamente com a empresa. Por ser mais moderno, o modelo remoto se adapta bem a condições adversas também, oferecendo à empresa a capacidade de adaptação e superação de desafios e crises

Contudo, até mesmo depois desses momentos difíceis, os resultados permanecem visíveis, com economia e agilidade operacional. Dessa forma, a gestão tem em sua equipe profissionais mais livres para serem criativos, sem estresse nem sintomas de esgotamento. 

Autonomia dos colaboradores

Outro ponto sobre esse tipo de trabalho é o aumento de autonomia dos funcionários. No home office, eles aprendem a desenvolver soluções de maneira independente, sem precisar tanto de cobranças externas. 

Assim, é uma oportunidade de ajudar os profissionais a se desenvolverem e crescerem em suas funções. Quando unimos essa característica às já citadas, percebemos como a tendência é a melhoria nas entregas e nos resultados, com menos dor de cabeça para a gestão. 

Como oferecer o home office?

Para oferecer o home office e outras formas de trabalho flexível associadas, as empresas deverão conhecer bem e se adaptar à legislação trabalhista que trata do assunto. Em especial, às novas condições impostas pela Reforma Trabalhista, de 2017. Essa reforma regulamentou o teletrabalho (outro nome para home office) e estabeleceu novas regras.

O primeiro ponto é distinguir bem se os funcionários vão operar em modo remoto total ou parcial. Além disso, é preciso definir quem vai trabalhar nesse modelo. Afinal, a lei estipula algumas regras que devem ser obedecidas em casos de home office total, ou seja, com mais de quatro dias por semana.

Um deles é um ponto que já falei. A legislação para teletrabalho prevê que as relações sejam regidas por contrato, com acordo entre as duas partes envolvidas. Isso envolve os horários que serão trabalhados, questões como controle de jornada e benefícios exclusivos. Nesses contratos, deve ser definido os custos de infraestrutura do profissional em sua casa, o que é responsabilidade da empresa. 

Além disso, é preciso orientar e treinar extensivamente os funcionários acerca de princípios de segurança digital e de questões relacionadas com a qualidade do teletrabalho. Ou seja, é fundamental focar e estar disponível para videoconferências e reuniões de emergência que podem ocorrer, por exemplo. Deve haver regras de comunicação e orientações para prevenção de distrações e fatores que interfiram na produtividade.

Com relação aos aspectos do contrato, é necessário atentar especificamente para a necessidade de controlar a produção e estabelecer um limite de horas para os colaboradores. Isso pode ser feito com tarefas e metas ou ainda por registro online mesmo, em que há controle de jornada a fim de assegurar que cada um trabalhe até as 44 horas semanais previstas. 

Caso seja por metas, a empresa deve ajustar a visão para um foco maior em resultados. Nesse caso, como não há controle, não é preciso arcar com horas extras, por exemplo. Contudo, a gestão deve conscientizar os membros sobre excesso de trabalho, pois isso prejudica o bem-estar do colaborador e, por conseguinte, seu desempenho.

Já com o controle por registro, o acompanhamento dos funcionários e de suas jornadas é imprescindível. Esse registro da jornada pode ser com ponto online, que funciona de maneira semelhante ao tradicional, mas também com quaisquer outros meios de controle indireto, como administração de login e logout em sistemas e chamadas frequentes em videoconferências. 

Quais as principais tecnologias para auxiliar no home office?

Agora vou abordar a tecnologia para home office. Afinal, estamos falando de um modelo que precisa de um bom amparo técnico para que funcione bem. A seguir, alguns fatores que devem ser considerados e ferramentas que são utilizadas a fim de facilitar o dia a dia das empresas com o trabalho remoto. 

Segurança da informação

Evidentemente, não podemos considerar a adoção de teletrabalho sem pensar prioritariamente na proteção de dados.

Em condições normais, essa área já requer transparência para que o setor de tecnologia da informação não gere problemas, e nesse caso especial de trabalho remoto, demanda um pouco mais de atenção. Colaboradores remotos precisam seguir protocolos de proteção e estar devidamente alinhados com uma política preestabelecida a fim de evitar gargalos.

Ou seja, deve haver uma gestão cuidadosa com análise de riscos, estratégias para recuperação de desastres e rotinas-padrão de segurança, e isso tudo deve ser passado para os funcionários. Ademais, existem preocupações específicas de processos remotos: uma delas é, por exemplo, o computador usado para as tarefas.

Se o profissional utilizar suas máquinas próprias e uma infraestrutura de rede de sua casa, precisa gerenciar os acessos e garantir que seu computador esteja sempre em condições de acessar os dados sem oferecer riscos. A companhia precisa treinar cada um acerca do uso de backups, antivírus e firewall, por exemplo. 

As boas práticas devem ser seguidas à risca, como: não abrir links suspeitos, não digitar informações importantes em qualquer endereço e sempre manter os sistemas atualizados. Vale citar também controle do uso de periféricos e preferência por conexões seguras. 

Na balança, também conta a questão do sigilo dos dados. Em casos de pessoas que moram com outras em casa, é importante que haja privacidade — tanto em termos técnicos de rede, quanto em termos de isolamento — para que informações confidenciais não vazem para não-autorizados. Esse é um cuidado que, de certa forma, também existe no trabalho in loco (no escritório).

Para garantir esse monitoramento e gerenciamento mais preciso, é fundamental contar com uma visão global de SI. Esse fator inclui utilizar armazenamento na nuvem e seus princípios de proteção, bem como aderir a apoio de empresas especializadas no assunto também. Assim, é possível oferecer essa flexibilidade sem arcar com problemas estruturais no setor.

Virtualização de desktops

A virtualização é outro fator crucial quando se fala em trabalho remoto. No caso específico, a virtualização de desktops permite que um colaborador tenha acesso aos sistemas desktops da empresa, só que em outra máquina, onde estiver.

Ou seja, ele consegue administrar as interfaces e os dados dos servidores da companhia mesmo a distância. Isso é interessante, pois retira a dependência software-hardware e cria maior flexibilidade.

Ferramentas que ajudam a controlar a produtividade

Outras ferramentas essenciais são as que ajudam a controlar produtividade e atividades em equipe. Consistem em criar espaços virtuais que são compartilhados por equipes, nos quais é possível dialogar e compartilhar informações. Além disso, nessas aplicações, a gestão consegue ter uma visão clara das atividades que estão sendo feitas e até mesmo das horas trabalhadas por cada colaborador.

Pense em aplicativos de gestão de projetos, como o Trello, por exemplo. Ao usar esses sistemas, a empresa se alinha a métodos eficientes de produtividade e consegue dividir os processos cotidianos em pequenas partes visualizáveis. Desse modo, dá para obter transparência e comunicação, mesmo com pessoas distantes geograficamente.

Ferramentas para comunicação 

Vale destacar também as aplicações de comunicação, que permitem contato virtual entre pessoas. Essas viabilizam videochamadas, videoconferências e chats em grupo. Exemplos são: Microsoft Teams, Zoom, Hangouts ou Skype. Neles, os profissionais se comunicam por meio de áudio e vídeo e conseguem estabelecer uma interação mais eficiente e instantânea, o que é ótimo para resolver questões emergenciais, por exemplo.

Nos chats, é possível interagir com textos e de uma forma menos direta do que com chamadas. É uma opção mais fácil, pois os colaboradores não precisam dispor de total silêncio e concentração, podendo estar online e interagir com maior frequência durante o dia. O e-mail também se destaca nesse sentido. 

Pontos online 

Se a necessidade é de registro de jornada, as empresas podem usar pontos online. Esses sistemas ajudam a visualizar os horários e ainda oferecem uma visão mais completa de produtividade para o time de RH, com dashboards fáceis de compreender e indicadores relevantes para as tomadas de decisão. São imprescindíveis para garantir a qualidade e a consistência do trabalho remoto.

O home office, ou teletrabalho, é uma condição que deixou de se tornar excepcional em muitos contextos e se tornou uma preferência de empresas e funcionários, na crise e até depois dela. Representa benefícios amplos para todos: mais produtividade, menos custos, melhor bem-estar, mais consistência e agilidade. 

Então, se o objetivo é ingressar nesse fenômeno, as empresas precisam seguir as dicas mencionadas e focar soluções tecnológicas específicas e abordagens técnicas de segurança.

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