Desde seu lançamento em março de 2017, o Microsoft Teams tem como objetivo se tornar a plataforma unificada de comunicação e colaboração para o mundo corporativo. Segundo a Statista, o número de usuários ativos diários da ferramenta mais que dobrou nos últimos meses, passando de 32 milhões de usuários em março de 2019 para 75 milhões em abril de 2020.

Ou seja, se você ainda não usou a plataforma de comunicação corporativa da Microsoft, é possível que em um futuro próximo isso possa acontecer. Por isso, é importante saber o que é o Microsoft Teams, como usá-lo e para onde ele está indo.

Neste guia prático, nós explicamos como você pode aproveitar todas as funcionalidades da plataforma. Confira!

O que é o Microsoft Teams?

O Microsoft Teams é uma plataforma de comunicação e colaboração que combina recursos de chat, videoconferência, armazenamento de arquivos (através do ONEDRIVE/SHAREPOINT) e integração com muitos outros aplicativos do Office 365.

Alguns dos principais recursos do Microsoft Teams incluem:

  • bate-papo e mensagens instantâneas;
  • gerenciamento de calendários e reuniões;
  • criação, edição e compartilhamento de conteúdos;
  • integração com listas de tarefas;
  • postagem de mensagens em canais sociais maiores;
  • pesquisa de todos os seus documentos e pastas do Office 365;
  • integração com aplicativos de terceiros por meio de guias, conectores e bots.

Em resumo, o Teams facilita a colaboração usando o Microsoft 365, reunindo tudo em um só lugar pela primeira vez.

Como funciona?

Como o nome do produto sugere, o Microsoft Teams é estruturado em torno de equipes. Cada equipe pode criar vários espaços de trabalho chamados Canais, onde você pode compartilhar documentos e aplicativos usando guias, conectores e bots.

Por exemplo, um departamento de marketing terá sua própria equipe. Dentro dessa equipe, é possível criar canais dedicados a projetos específicos. Dentro do Canal, há uma funcionalidade padrão (controlada por Administradores), Postagens (um feed de notícias), Arquivos (para compartilhar documentos) e um Wiki que fornece o básico para colaboração.

Os membros do Canal adicionam guias específicas (talvez planilhas específicas) ou aplicativos para ajudar a realizar aquele projeto, ou outros objetivos, como desenvolvimento pessoal. Dessa forma, o Teams oferece aos usuários do Office 365 um espaço integrado para realizar o trabalho.

De que maneira ele ajuda no trabalho em equipe?

Ter um espaço para a equipe é fundamental para poder tomar decisões criativas e se comunicar. O software de espaço de trabalho compartilhado torna isso muito mais fácil, especialmente se uma determinada equipe estiver baseada em uma empresa muito grande, tiver muitos funcionários remotos ou for composta por uma quantidade significativa de membros. Os recursos do Microsoft Teams o destacam de outros softwares de colaboração, como podemos ver a seguir.

Equipes e canais

Como dissemos, as equipes são formadas por canais, que são painéis de conversação entre companheiros de equipe.

Conversas em canais e equipes

Todos os membros da equipe podem ver e adicionar a diferentes conversas no canal Geral e podem usar a função @ para convidar outros membros para diferentes conversas.

Chat

A função básica de bate-papo é comumente encontrada na maioria dos aplicativos de colaboração, e no Teams pode ocorrer entre equipes, grupos e indivíduos.

Armazenamento de documentos no SharePoint

Cada equipe que usa o Microsoft Teams terá um site no SharePoint Online, que conterá uma pasta de biblioteca de documentos padrão. Todos os arquivos compartilhados em todas as conversas serão salvos automaticamente nessa pasta. Permissões e opções de segurança também podem ser personalizadas para informações confidenciais.

Videochamada online e compartilhamento de tela

Desfrute de videochamadas rápidas e ininterruptas para funcionários de sua empresa ou clientes fora dela. É ótimo ter um bom recurso de videochamada em uma plataforma de colaboração. Também é possível aproveitar o compartilhamento simples e rápido da área de trabalho para assistência técnica e colaboração multiusuário em tempo real.

Reuniões online

Esse recurso pode ajudar a aprimorar suas comunicações, reuniões em toda a empresa e até mesmo o treinamento com uma função de reuniões online que pode hospedar até 10 mil usuários. As reuniões online podem incluir qualquer pessoa dentro ou fora de uma empresa. Esse recurso também inclui um auxílio de agendamento, um aplicativo de anotações, upload de arquivo e mensagens de bate-papo em reunião.

Conferência de áudio

Esse é um recurso que você não encontrará em muitas plataformas de colaboração. Com a audioconferência, qualquer pessoa pode ingressar em uma reunião online por telefone. Com um número de discagem que abrange centenas de cidades, até mesmo os usuários que estão em trânsito podem participar sem a necessidade de Internet.

Telefonia completa

Os dias de busca de fornecedores de VoIP e gastos excessivos com um sistema telefônico finalmente acabaram. O Microsoft 365 Business Voice pode substituir completamente o sistema telefônico existente da sua empresa. Observe que isso requer licenciamento adicional.

Quais são os principais recursos?

O Teams oferece um ambiente de armazenamento de documentos, bate-papo e reuniões online, mas os recursos da plataforma vão um pouco além.

Integrado com o Office 365

Como um produto da Microsoft, o Teams se integra perfeitamente ao Office 365, o que é um excelente recurso se você já estiver usando o pacote em sua empresa. Os aplicativos do Office 365 — Word, Excel, PowerPoint, OneNote, SharePoint e Outlook — são totalmente integrados ao Microsoft Teams.

Para funcionários que ainda preferem o Windows Explorer, o Teams também é otimizado para esse navegador. Você recebe acesso de exibição do Explorer aos locais do OneDrive e do SharePoint diretamente dos aplicativos do pacote Office ou do Explorer. Esse é um importante ponto de inflexão para direcionar as pessoas para as equipes.

Canais de conversa

Você pode dedicar canais de bate-papo a determinados tópicos, o que torna muito mais fácil e provável manter mensagens sobre um tópico e resolver problemas mais rapidamente sem distração. Com canais separados por tópico, há muito menos confusão. Também facilita a localização do que você procura, já que não é necessário percorrer muitas mensagens irrelevantes. Isso significa menos tempo perdido.

A guia Conversa aparece no canal Geral. Ela também aparece em quaisquer outros canais adicionais que você criar. Todos os membros da classe podem contribuir com esse canal. As conversas variam de chats, já que todos no canal podem visualizá-las. Elas também podem ver os arquivos compartilhados na conversa, acessando a guia Arquivos.

E-mail reduzido

Você terá menos confusão em sua caixa de entrada à medida que perguntas rápidas sejam resolvidas no bate-papo do Teams, em vez de uma longa espera potencial por uma resposta por e-mail.

Um recurso muito funcional do Microsoft Teams é que você pode enviar um e-mail para o canal da equipe, com o conteúdo da mensagem aparecendo na conversa encadeada para todos os membros da equipe verem.

Acesso direto a e-mail, Skype, OneDrive e SharePoint

O Teams fornece acesso aos aplicativos do Office 365 em um único local, permitindo que você trabalhe com mais eficiência. Acesse arquivos e documentos no OneDrive e no SharePoint, além de fazer chamadas e conduzir videoconferências diretamente do Teams.

Quando você está preso em uma tarefa no trabalho, deseja que tudo esteja no mesmo lugar. O Microsoft Teams oferece isso. Tudo o que você precisa está (na maioria dos casos) no mesmo lugar, incluindo mensagens, reuniões, notas e documentos. Você também tem acesso imediato em tempo real a colegas de equipe que estão online, tornando a colaboração rápida e fácil.

Acesse equipes em todos os seus dispositivos

O Teams não tem apenas uma interface web abrangente, mas você pode colaborar em qualquer lugar ou responder a perguntas de colegas de equipe à distância, usando os aplicativos móveis.

Disponível para Android, Windows e iOS, a plataforma oferece um aplicativo simples e fácil de usar que permite que você converse com sua equipe por texto, tenha uma conversa de voz ou uma videoconferência. Essas versões móveis estão se tornando cada vez mais populares nos espaços de trabalho tecnológicos de hoje e são essenciais para os usuários do Teams.

Colabore interna e externamente com segurança

A segurança é outra área em que o Microsoft Teams se destaca dos concorrentes. Na verdade, você pode confiar nos recursos de segurança e conformidade de ponta que vêm com sua assinatura do Office 365.

Personalize suas equipes para serem privadas ou publicamente disponíveis para outros usuários em sua empresa que tenham uma conta do Office 365 alocada. Com o Microsoft Teams, você pode desfrutar de controles de segurança avançados que abrangem prevenção contra perda de dados, barreiras de informações, políticas de retenção, eDiscovery, guarda de documentos e muito mais.

Tanto em trânsito quanto em repouso, seus dados são criptografados. Todos os serviços do Office 365, incluindo Teams, atendem aos padrões de conformidade.

Modo Juntos

O Modo Juntos coloca os usuários em um plano de fundo compartilhado com até 49 participantes, fazendo com que pareçam estar sentados na mesma sala. A Microsoft está usando a tecnologia de Inteligência Artificial (AI) para segmentar os rostos e ombros dos participantes da reunião e depois colocá-los juntos em um ambiente virtual.

O novo recurso mostra os demais participantes em uma videoconferência com o mesmo cenário, desde uma cafeteria até um auditório para um público maior. Uma vez que os usuários estão em um lugar fixo em relação uns aos outros, eles podem interagir (virtualmente) e até mesmo apontar um para o outro e fazer contato visual.

Quais são as vantagens do Microsoft Teams?

A implantação do Teams traz múltiplos benefícios para sua empresa. Aqui detalhamos alguns deles.

Ambiente híbrido e seguro

Participe de reuniões colaborativas e inclusivas em praticamente qualquer lugar com as reuniões do Teams e os dispositivos habilitados para a plataforma. O Teams é um complemento importante para o pacote de produtividade de escritório mais amplo da Microsoft, mas também compartilha muitos de seus benefícios — autenticação multifator, logon único via Active Directory, acesso de convidado seguro e criptografia automática de dados em trânsito e em repouso.

Também é construído na mesma plataforma de nuvem de nível empresarial do Office 365, o que significa que você obtém os mesmos padrões avançados de conformidade e segurança desses serviços.

O Teams também tem acesso condicional, que permite que o seu departamento de TI restrinja o acesso aos dados apenas aos dispositivos permitidos pelas políticas atuais definidas da sua organização — e também regula a autenticação multifator, dispositivos associados ao domínio e bloqueio de acesso a serviços por endereços IP ou localização do usuário.

Por fim, o Registro de auditoria embutido se integra ao Centro de conformidade e segurança do Office 365, para que você possa definir alertas e relatar eventos de auditoria e dados de registro como faria com outros serviços MS.

Simplificação do dia a dia de trabalho

Quando você habilita o Microsoft Teams no Office 365, você e sua empresa têm acesso a uma interface de comunicação simplificada para ajudar em sua colaboração. A função de bate-papo permite que você tenha conversas encadeadas, ajudando a armazenar sessões de brainstorming, chamadas em conferência e outras reuniões em um local fácil de encontrar.

Você não terá que passar por páginas de notas ou milhares de e-mails procurando uma determinada conversa — com o Microsoft Teams, você tem tudo ao seu alcance. O recurso também permite que você escolha entre discussões em equipe e privadas, além de integrar bate-papos com áudio e vídeo. Você também tem a opção de integrar o sistema telefônico da sua empresa com o Microsoft Teams.

Suporte técnico constante

Outra vantagem do Teams é que ele oferece suporte técnico constante em diferentes canais, seja telefônico ou via web, para garantir a experiência contínua no uso da plataforma.

Mais produtividade

A amplitude das ferramentas de colaboração oferecidas no Microsoft 365 pode muitas vezes deixar os usuários desorientados. O Teams aumenta a produtividade tornando toda a sua colaboração — conversas, chats, reuniões online, arquivos compartilhados, tarefas etc. disponíveis em um único aplicativo e uma única interface.

Otimização de tarefas

O Microsoft Teams está perfeitamente posicionado como um hub central para o seu trabalho em equipe no Microsoft 365 e é uma escolha óbvia para empresas que usam o Office ou planejam entrar no ecossistema da Microsoft. Como uma plataforma unificada, o Teams literalmente reúne o Microsoft 365 para proporcionar experiências de trabalho mais eficientes.

Essa centralização de conteúdo e comunicação é um grande pilar da abordagem das equipes e um grande motivo pelo qual mais empresas estão migrando para as equipes. Os usuários podem armazenar documentos, enviar mensagens a colegas ou clientes em tempo real, deixar mensagens para todos verem em espaços de conversação encadeados, gerenciar anotações e muito mais sem ter que minimizar o cliente Teams e fazer malabarismos entre várias janelas de aplicativos e e-mails.

Suporte a vários dispositivos

O Microsoft Teams foi criado para oferecer liberdade ao dispositivo em sua organização. Windows, Mac e Linux têm aplicativos Teams de área de trabalho que você pode instalar diretamente no seu computador. Se você não quiser baixar outro programa, a versão web é totalmente compatível com Google Chrome, Firefox, Microsoft Edge e Safari. A flexibilidade que acompanha o uso do Teams dá à sua organização a liberdade de usar a plataforma da maneira que for melhor para você.

O Teams tem aplicativos totalmente funcionais para iOS e Android, mas você nem precisa do aplicativo para aproveitar ao máximo o Teams no seu telefone. As equipes podem criar números de discagem para suas reuniões, oferecendo a você uma maneira de aproveitar as vantagens da plataforma sem o aplicativo. As equipes podem até mesmo ligar para você durante uma reunião, para que você possa fazer a transição perfeita do computador para o telefone quando estiver em trânsito.

Como vimos, o Microsoft Teams coloca à sua disposição uma plataforma abrangente de comunicação e colaboração que otimizará muito o trabalho em equipe. Implementá-lo em sua organização é uma excelente estratégia para obter melhores resultados e aumentar significativamente a produtividade de seus funcionários.

Precisando de ajuda para adotar as ferramentas certas na sua empresa? Entre em contato com a gente e saiba como podemos ajudá-lo!

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