No mundo dos negócios, o e-mail corporativo é uma ferramenta fundamental para a comunicação.
Seja para contratar novos colaboradores, emitir comunicados internos, entrar em contato com clientes ou qualquer outra função compatível, o e-mail é necessário.
O e-mail é uma das maneiras mais antigas de se comunicar através da internet e como tudo que está ligado à internet e tecnologia, vem evoluindo com o passar dos anos.
O que não mudou é a sua importância no meio empresarial.
No entanto, o uso do e-mail corporativo, é diferente do uso pessoal. Sendo assim, é importante ter comportamentos diferentes quando se usa o e-mail de uma empresa.
Ainda que, atualmente tenhamos diversas outras formas de comunicação dentro de uma companhia, o e-mail corporativo ainda tem papel fundamental.
Sendo assim, é necessário que o suporte de TI garanta a segurança das operações realizadas via e-mail.
Como utilizar o e-mail corporativo de forma correta?
O e-mail corporativo deve ser tratado com seriedade.
Caso esteja sendo implementado agora na empresa, o ideal seria pedir ajuda ao suporte de TI para dar algumas dicas de uso, sobre o que fazer e o que não fazer para manter a segurança dos dados da empresa.
Além de zelar pela imagem da companhia.
A segurança de TI, também é parte fundamental para que esta ferramenta seja utilizada da maneira mais segura possível.
Afinal, não é incomum que ataques cibernéticos aconteçam através de e-mails, links, fotos e demais chamarizes enviados através deste instrumento.
Ainda que, hoje em dia, muitas marcas optem por uma abordagem mais leve e engraçada através do e-mail, é preciso estar atento a diversos pontos quando se envia um e-mail corporativo.
Só utilize gírias, memes e frases engraçadas, se isso fizer parte do posicionamento da marca e da empresa.
Evite erros de português e informações de difícil compreensão.
Ainda que seja resposta a uma crítica ou alguma mensagem desrespeitosa, mantenha a calma e educação ao responder e não perca a razão.
Não deixe que os e-mails acumulem, isso pode fazer com que mensagens importantes sejam perdidas, assim como boas oportunidades de negócio.
Separe alguns minutos no início do turno para averiguar as mensagens e responder tudo. De acordo com a demanda da companhia, pode ser necessário repetir a atividade algumas vezes por dia.
Por fim, não utilizar a nuvem para armazenar informações que chegam no e-mail corporativo, pode ser um tiro no pé.
Quando se trata de segurança de TI, o backup e armazenamento em nuvem é uma das principais ferramentas atuais.
Isso porque, além de aumentar a segurança, também protege informações, impedindo que sejam perdidas ou acessadas por pessoas não autorizadas.
Como vimos, o suporte de TI, se faz necessário em diversos aspectos dentro de uma corporação, independentemente de seu porte.
Cuidados que a empresa deve ter em relação ao e-mail corporativo
- Cuidado com os anexos: os e-mails corporativos costumam ser alvos de ataques cibernéticos e uma das formas mais comuns de ataque, é através do envio de anexos.
Por isso, é preciso muito cuidado ao abri-los.
Infelizmente, não é muito difícil confundir um e-mail usado para atacar os sistemas da empresa com um e-mail normal, isso porque, estes estão cada dia mais bem feitos.
Para evitar tais problemas, é preciso investir em segurança de TI. A implementação de filtros que barrem mensagens consideradas perigosas, é o primeiro passo.
Anexos com extensões usadas para espalhar malwares, são uma ótima opção.
De preferência, a liberação de arquivos que contenham anexos deve ter o menor número de variações de arquivos. Por exemplo: PDFs, imagens e documentos Office.
- Melhore as senhas: assim como todo ambiente que contenha informações relevantes e dados que não podem ser perdidos ou cair em mãos erradas, é fundamental que o suporte de TI incentive e ajuda na criação de senhas mais ‘fortes’.
Estas senhas ou palavras-chaves mais complexas não podem ser descobertas facilmente, o que dificulta o acesso de pessoas não autorizadas ao e-mail corporativo.
Senhas com letras maiúsculas e minúsculas, com símbolos e números não sequenciais, são as melhores opções.
- Adote filtros de SPAM: quem trabalha e faz uso de e-mails sabe como os spams podem ser incômodos, além disso, são portas de entrada para vírus e conteúdos suspeitos.
Por isso, a utilização de filtros de spam é fundamental em uma empresa.
Cabe ao suporte de TI escolher quais os melhores filtros a serem implantados, de acordo com a demanda da empresa.
Não basta apenas utilizar filtros de spam, é preciso que estes estejam em constante monitoramento e que sua capacidade de detecção de mensagens suspeitas seja sempre ampliada.
Vantagens do e-mail corporativo Microsoft Office 365
O pacote Office 365 é bastante conhecido no meio empresarial, pelo uso de programas como o Excel ou Word, mas você já conhece as vantagens do e-mail Office 365?
Confira algumas delas:
- E-mail mais popular do mundo: além de ser o e-mail corporativo mais usado ao redor do mundo, o Office 365, apesar de muito útil, não eleva os custos da empresa e ainda é de fácil utilização e acima disso, é bastante seguro.
O que também uma vantagem para o suporte de TI, que não precisa de grandes esforços para manter as funcionalidades do Outlook, que já vem integrado.
- Armazenagem: para empresas que precisam de mais espaço de armazenamento, este serviço de e-mail é ótimo.
O armazenamento não é compartilhado e o espaço de armazenamento é de 50 gigas por usuário e 1TB para armazenar arquivos na nuvem com o OneDrive.
- Segurança: quando se trata de cuidados com e-mail corporativo, a segurança é a maior das preocupações.
Nenhum gestor quer que informações confidenciais e dados importantes sejam acessados por pessoas não autorizadas.
Com o e-mail Office 365, serviços de auditoria e relatórios também estão inclusos, o que facilita a identificação de quem está fazendo uso dos serviços disponíveis.
Ainda, é possível rastrear o que é feito na caixa de entrada do e-mail, o que diminui riscos de roubo de informações e crimes cibernéticos.
E-mail corporativo é coisa séria, por isso, não deixe de dispensar a devida atenção para este quesito dentro de sua companhia.
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