Passo a passo: como fazer o gerenciamento de projetos de TI de forma mais eficaz

O gerenciamento de projetos de TI trata-se de uma série de estratégias, metodologias e ferramentas que permitem a implementação de projetos de TI em sua organização. É uma forma de garantir uma maior eficiência, reduzindo as chances de erros e, consequentemente, trazendo uma conclusão de projetos de forma mais consistente.

Para isso, é importante que o próprio gerenciamento seja realizado de forma correta e, portanto, implemente as medidas necessárias para trazer maior sucesso para essas práticas em seu negócio.

Vou mostrar a seguir um passo a passo de como implementá-lo de forma adequada. Boa leitura e tire suas dúvidas sobre esse tema tão importante.

A importância de um bom gerenciamento de projetos de TI

Os responsáveis pelo TI precisam compreender os motivos pelos quais o gerenciamento de projetos de TI é essencial para as organizações. Estão entre os principais benefícios:

• redução de gargalos na adoção de determinados projetos;
• minimização de prejuízos financeiros;
• redução de custos na implementação;
• governança de TI mais eficiente;
• cumprimento dos cronogramas estabelecidos internamente;
• controle de custos internos;
• ganho em experiência na adoção de projetos;
• maior produtividade;
• implementação mais rápida de novas tecnologias;
• maior foco no core business, entre outros.

O passo a passo de como fazer o gerenciamento de projetos de TI

Porém, para funcionar adequadamente, o gerenciamento de projetos de TI precisa seguir alguns passos importantes. Assim, vai gerar processos positivos e resultados dentro dos objetivos e metas da sua empresa. Veja alguns passos fundamentais.

Analise a atual situação da empresa

Antes de começar qualquer passo, você precisa entender qual é a situação atual do seu setor de TI: de que forma são realizados os processos internos da sua empresa? O que tem funcionado e o que não tem apresentado os resultados esperados? Há presença de gargalos internos nos processos?

Esses pontos são importantes, pois permitem verificar o que precisa ser mudado internamente até mesmo antes da adoção de determinado projeto, para que ele possa fluir adequadamente. Caso contrário, poderá ocorrer problemas para o seu sucesso.

Faça um planejamento

A partir do passo anterior, é possível estabelecer um planejamento eficiente para adoção do projeto de TI. Essa é uma etapa fundamental, pois refere-se a mudanças estruturais significativas que serão realizadas dentro da sua empresa.

Levante, assim, alguns pontos importantes, como:

• os custos da implementação;
• as vantagens do projeto para a empresa;
• as equipes envolvidas;
• os cronogramas para que cada prazo seja cumprido;
• as métricas de avaliação do projeto, entre outros.

O planejamento é importante por permitir que os gestores responsáveis acompanhem se o projeto está sendo adotado da forma correta, bem como entender quais serão os indicadores a serem utilizados para verificar os resultados na adoção do projeto.

Promova a comunicação no time

Esse é um ponto fundamental, principalmente, quando os projetos estão sendo executados. Isso porque, normalmente, há mais de uma equipe envolvida com determinado projeto e, por isso, é importante que essas pessoas consigam se comunicar de forma eficiente.

Para isso, algumas medidas podem ser adotadas, como:

• tenha ferramentas de comunicação interna que sejam eficientes;
• implemente metodologias que permitam verificar em quais etapas do processo produtivo estão os colaboradores dos outros times;
• realize reuniões de alinhamento periodicamente.

Defina cronogramas para os projetos

Isso está na etapa de planejamento, mas é fundamental ressaltar, já que o cronograma cumpre um papel importante para execução dos projetos e, portanto, é fundamental garantir que eles sejam cumpridos adequadamente.

Uma das formas, por exemplo, é utilizando ferramentas de Kanban para seu workflow. Ele permite visualizar, de forma simples, quais são as etapas que ainda serão realizadas, quais estão sendo produzidas e quais já foram concluídas.

Além disso, nesses locais é possível registrar os cronogramas previstos e, portanto, verificar se há equipes que estão com atrasos, bem como compreender as razões pelas quais estão ocorrendo possíveis atrasos nas etapas.

Implemente metodologias para execução dos projetos

Outro ponto importante é implementar metodologias que possam contribuir para uma maior eficiência na adoção e na execução dos projetos em sua empresa. O Kanban, que falamos acima, é uma das mais utilizadas atualmente e que pode garantir um maior controle na adoção de projetos.

Outras metodologias importantes que podem auxiliar na adoção de projetos de forma ágil são:

• Lean — é uma metodologia que visa enxugar o processo produtivo, adotando formas de reduzir gargalos e evitar desperdícios no seu setor de TI;
• Scrum — cada fase do projeto ocorre em etapas curtas e rápidas, chamadas de sprints, com o objetivo de cumprir cada etapa em, no máximo, 4 semanas. Além disso, no final de cada sprint, os resultados são avaliados e verifica-se a necessidade de mudanças nos projetos internos.

Realize uma finalização consistente para o projeto

Após a execução do projeto, é hora de avaliar se todo o trabalho foi concluído e mensurar se os resultados foram alcançados. Caso contrário, é o momento de realizar as adequações necessárias para chegar ao máximo de eficiência.

Caso o projeto tenha alcançado o objetivo proposto, ele passa a ser adotado como operação interna da empresa. Para finalizar de forma adequada, documente os passos, resultados, quais foram os principais desafios, as falhas e as mudanças realizadas.

Essa documentação pode parecer enfadonha, mas é importante para que possa verificar como foi o processo de aprendizagem e ter registradas, ali, informações que podem auxiliar na implementação de projetos futuros.

A importância de terceirizar o gerenciamento de projetos de TI

Com a necessidade de ritmos cada vez mais acelerados de trabalho, é fundamental encontrar mecanismos de implementação de projetos que sejam mais ágeis e eficientes ao mesmo tempo.

Uma das opções para isso é terceirizar o gerenciamento de projetos de TI. Assim, é possível delegar algumas funções (como planejamento, adoção de metodologias, entre outros) para uma empresa especializada.

Além disso, alguns projetos específicos podem ser realizados por um outsourcing de TI. É o caso, por exemplo, da migração de data center físico para cloud computing, que pode ser feita por uma empresa especializada no ramo.

Com isso, melhora-se a performance da empresa de modo geral, com menor custo e sem falhas no processo. Muito bom, não é mesmo?

Para isso, é importante contar com parceiros de sucesso. Então entre em contato, converse com um de nossos atendentes e tire suas dúvidas sobre o tema.