A organização é essencial para as empresas que buscam uma gestão bem implementada, independentemente do setor. Quando falamos de TI, uma boa estruturação da documentação é importantíssima para as estratégias de segurança, produtividade, conformidade e compliance. Nas grandes empresas, com governança de TI e equipes bem estruturadas, fica mais fácil manter a organização da documentação de TI.

Porém, quando falamos das PMEs, a situação é bem diferente, pois, na maioria dos casos, os gestores dessas empresas não sabem exatamente o que o profissional responsável pelo TI faz, nem que tipo de infraestrutura a empresa tem. Porém, com a transformação digital, as novas ferramentas tecnológicas e o alinhamento que deve existir entre tecnologia a informação e negócios, uma boa documentação se torna providencial para que a integração com os outros setores tenha uma base.

Para te ajudar nessa missão, fizemos este post com 7 passos que você deve seguir para estruturar a documentação de TI de sua empresa. Confira!

1. Crie um checklist

Se a sua empresa nunca organizou a documentação de TI, dar o primeiro passo pode não ser tarefa das mais simples. Uma boa solução para começar a estruturar essas informações é por meio da criação de um checklist. Veja abaixo o que pode ser adicionado nessa lista:

  • senhas de acesso a serviços essenciais, como banco de dados, sistemas e serviços de internet;
  • instruções sobre como utilizar determinados serviços e ferramentas de TI;
  • projetos que o setor de TI está envolvido;
  • os orçamentos, custos relação de pagamentos futuros;
  • os contratos assinados com a definição de prazos e métricas a serem cumpridas;
  • informações sobre backups, frequência e demais métricas envolvidas na recuperação de dados;
  • códigos-fonte e scripts utilizados pela equipe de TI para o desenvolvimento de aplicações, sistemas e funções;
  • dados sobre o inventário dos ativos de TI;
  • entre outros.

Essas são algumas sugestões para o seu checklist, que pode ser expandido de acordo com as demandas e particularidades de sua empresa.

2. Crie mapas conceituais

Quando falamos em documentação, a primeira coisa que vem a nossa cabeça são papéis ou arquivos de textos. Mas a documentação de TI não deve se resumir a textos, podem ser adicionados os mapas e esquemas que facilitam o entendimento sobre a infraestrutura de TI, visando as pessoas que não são especialistas no setor mais que precisam analisar e criar relatórios sobre o setor.

3. Foque em simplicidade

Quanto mais enxuta for a documentação, mais fácil será para que os profissionais, clientes e usuário encontrem as informações que procuram. Uma documentação muito densa, com excesso de informações, em vez de ajudar pode atrasar os processos, pois a pessoa pode perder mais tempo buscando uma informação no documento do que utilizando os dados de forma prática.

4. Escolha uma ferramenta de documentação

A escolha de uma boa ferramenta pode ser o diferencial entre ganhar ou perder produtividade no acesso à documentação de TI. Uma solução interessante é a utilização das Wikis para estruturar as informações. Há também a possibilidade de utilizar serviços como Trello ou Jira para racionalizar o backlog e criar sprints bem documentados.

Você também poderá utilizar plataformas de alta produtividade que têm em sua estrutura as metodologias ágeis trazidas pela transformação digital — como a computação em nuvem, que favorece a centralização e integração dos dados.

5. Estabeleça níveis de acesso

Nem todo documento deve estar acessível a todos os colaboradores. Sendo assim, é importante que a governança de TI defina os níveis de acesso, para resguardar a confiabilidade e garantir a segurança no uso dessas informações.

O ideal é que cada profissional acesse as documentações que sejam relevantes para a sua função, reduzindo a exposição completa das informações. Isso reduz a quantidade de portas de entradas para todo o banco de dados e, ao mesmo tempo, facilita o rastreamento em caso de vazamento.

Para que isso seja possível, é importante que as informações estejam estruturadas em plataformas que favoreçam esse tipo de monitoramento e que a gestão faça o uso de uma boa ferramenta de controle de acesso.

6. Utilize um software de Help Desk

Para tornar o processo de estruturação das informações uma parte da cultura organizacional, é importante que os dados já sejam produzidos e organizados na fonte. Uma maneira de atingir esse objetivo é com a utilização de um software de Help Desk, que permite a gestão dos chamados e elaboração de inventários de rede e de ativos de TI, ou seja, as informações já nascem estruturadas. Com a utilização das ferramentas certas, o processo de estruturação das documentações se torna automatizado.

7. Crie um ambiente colaborativo

Quando o processo de estruturação da documentação é automatizado e o acesso se torna simplificado, há um ganho enorme na interação entre os profissionais. Com essas informações integradas, todos os membros da equipe de TI passam a ter uma visão geral sobre o setor, com identificação dos projetos e quais são as suas funções dentro deles. Com uma maior clareza sobre o que fazer e esperar do setor, a equipe passa a ter um norte para seguir, se tornando mais criativa e inovadora.

Nesse cenário, há uma melhora na qualidade da entrega de serviço e nas formas de satisfazer o cliente, No final todos ganham, o usuário ou o cliente ganha em qualidade, a empresa em organização e a equipe de TI em produtividade.

Como vimos neste post, uma boa estruturação da documentação de TI exige uma mudança na cultura organizacional. Para as PMEs, que não têm um orçamento para investir em uma boa gestão de TI, uma boa solução é contar com uma empresa terceirizada para fazer essa isso. Dessa maneira, o gestor passa a ter liberdade para focar em seu core business e, ao mesmo tempo, passa a ter uma equipe dedicada e especializada para cuidar da Tecnologia da Informação de sua empresa.

Gostou do post? Então, continue com a gente e entenda de uma vez por todas o que é governança de TI e a sua importância para a evolução do setor dentro de uma empresa.

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