Devido ao papel exclusivo da tecnologia da informação como função de suporte na maioria das organizações, a otimização de tarefas significa melhorar os processos do seu sistema de gerenciamento interno e os negócios que ele suporta.

Na verdade, para a maioria das organizações hoje, a infraestrutura e o gerenciamento de TI são a espinha dorsal de todos os processos críticos. Combine isso com a ideia de que, para sobreviver, os negócios devem melhorar. Consequentemente, a TI deve assumir a tarefa de conduzir grande parte da melhoria nos processos de negócios, bem como melhorar seus próprios processos.

Neste artigo nós damos dicas inteligentes para você começar a otimizar as tarefas de TI da sua empresa. Confira!

O que é otimização de tarefas?

Otimização de tarefas de TI é a prática estruturada de indicar, de forma proativa, as formas mais adequadas de atender às necessidades tecnológicas e informacionais de uma organização, com o objetivo principal de auxiliá-la na geração de valor em uma forma sustentável.

Como você faz isso? Bom, resumidamente, a otimização de tarefas permite que você:

  • avalie os recursos de tecnologia disponíveis;
  • determine as deficiências atuais da organização em relação aos recursos que a impedem de atingir seus objetivos;
  • implemente essas mudanças e otimizações no departamento de TI;
  • gerencie melhorias de forma integrada;
  • monitore os resultados e avalie a necessidade de novas otimizações de processos de TI;
  • atenda chamadas, se necessário, e encontre maneiras de minimizar essas ocorrências.

Como a automação pode ajudar na otimização?

A automação das tarefas de TI é geralmente considerada para melhorar a utilidade e a garantia dos serviços entregues. Uma das propriedades mais benéficas dessa estratégia vem do fato de que uma tarefa será executada da mesma maneira todas as vezes.

Essa precisão na execução repetitiva é virtualmente impossível quando há trabalho humano envolvido. Portanto, se houver processos ou serviços que seguem o mesmo conjunto de etapas ou atividades, a equipe de TI saberá que a automação é o melhor caminho para melhorar a eficiência na organização do provedor de serviço.

A automação traz vários benefícios significativos para a gestão da TI. Vamos falar um pouco sobre aqueles mais importantes.

Redução de custos

A maioria das organizações está se empenhando ativamente para reduzir custos sempre que possível. A automação ajuda a facilitar essa economia de várias maneiras, incluindo maior produção de trabalho, menos erros e menor número de pessoal.

Produtividade aprimorada

A automação de fluxos de trabalho elimina a necessidade de trabalho manual, o que não apenas melhora a produção, mas também libera o pessoal de operações de TI talentoso para aplicar seu conhecimento e habilidades avançadas a tarefas e projetos mais importantes. Além disso, ao reduzir o tempo de resposta, mais trabalho pode ser processado diariamente.

Maior disponibilidade

Interrupções no sistema podem custar a uma organização milhões de dólares em receita perdida, sem mencionar os danos à reputação da empresa. Uma das principais prioridades das operações de TI é atingir os mais altos níveis de disponibilidade possíveis, um objetivo apoiado pela automação.

Com recursos como salvamento e recuperação automatizados, monitoramento do sistema 24 horas por dia e comunicação remota, o tempo de inatividade da rede pode ser reduzido significativamente. Da mesma forma, a recuperação pode ser facilitada muito mais rapidamente, mitigando os danos.

Mais confiabilidade

Goste ou não, as operações de TI incluem algumas das tarefas mais mundanas e repetitivas (mas totalmente necessárias), e é por isso que também são muito mais sujeitas a erros. Quando o fator humano é eliminado desse processo, esses erros caros também desaparecem. Isso é especialmente benéfico em redes maiores que apresentam vários sistemas operacionais.

As operações de TI automatizadas podem melhorar muito a confiabilidade e, ao mesmo tempo, liberar o pessoal de tediosas tarefas manuais.

Desempenho otimizado

Outro obstáculo que a maioria dos profissionais de operações de TI enfrenta é a demanda para realizar tarefas e fluxos de trabalho com mais rapidez, eficiência e uma carga de trabalho muito maior. É um desafio acompanhar essas demandas sem ficar sobrecarregado de trabalho.

Felizmente, ferramentas como a automação podem fornecer o elo que faltava para maximizar o desempenho sem ter que contratar mais funcionários.

De que maneira a terceirização de serviços pode ajudar o setor de TI?

Hoje em dia, quase todas as tarefas que poderiam ser realizadas por um departamento de TI interno podem ser terceirizadas. Isso não quer dizer que não haja valor em um departamento de TI interno, mas as necessidades de TI das empresas de hoje mudaram, tornando a terceirização de algumas ou todas as tarefas uma opção muito atraente.

A terceirização ajuda você a obter o foco de volta em seu negócio principal e controlar os custos ao mesmo tempo. Se você está se perguntando as seguintes questões, a terceirização é para você.

  • Estamos trabalhando a um custo satisfatório?
  • Os recursos disponíveis estão sendo utilizados adequadamente?
  • Esses recursos estão preparados para suportar novas tecnologias?
  • Conheço uma estratégia que dê mais rapidez e eficácia para os processos de TI?
  • A equipe tem aptidão técnica e operacional para resolver todas as tarefas atribuídas?

Quais são as principais vantagens?

Para a maioria das empresas, terceirizar tarefas de TI pode ser a melhor solução. Na verdade, ela tem muitos benefícios para as empresas que procuram lidar com problemas de TI a um custo acessível. Aqui estão alguns dos principais motivos para terceirizar serviços de TI.

Maior segurança

Um dos benefícios mais significativos dos serviços terceirizados de TI são as proteções de segurança. Ao contratar um parceiro especializado, você garante a segurança da rede contra-ataques cibernéticos.

No mundo da computação e do comércio eletrônico, nada pode ser mais prejudicial do que uma violação da segurança do seu sistema. Empresas de TI externas são especializadas nesta área e estão sempre atualizadas sobre as medidas de segurança mais recentes, sempre à frente das partes que desejam atacar. Com um parceiro especializado, você obtém os seguintes benefícios de segurança:

  • monitoramento permanente e relatórios do sistema;
  • notificações de manutenção e alertas de segurança;
  • prevenção proativa de violações.

Melhor desempenho das equipes

A terceirização ajuda a aumentar a produtividade de várias maneiras, direta e indiretamente. Simplificando, permite que os funcionários se concentrem no que fazem melhor. Estas são as tarefas que são mais significativas para eles. No longo prazo, a terceirização também ajuda a aumentar a eficiência e a satisfação no trabalho dos funcionários.

Diminuição de erros

Um provedor de serviços gerenciados sabe como ajudar sua empresa a funcionar com mais eficiência. Ao ajudá-lo a reprojetar fluxos de trabalho, automatizar tarefas e atualizar equipamentos, você pode ter tecnologia de ponta para ajudá-lo a executar com mais eficiência e acompanhar seus colegas e concorrentes.

Monitoramento constante

Todas as empresas terceirizadas de TI conceituadas e competitivas oferecem planos de suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana e equipes dedicadas para ajudá-lo imediatamente. A TI interna está sujeita a grandes interrupções, enquanto uma das vantagens da terceirização é o tempo de atividade garantido. Muitas empresas de TI garantirão operações suaves e sua reputação profissional dependerá dessa promessa.

O que é o Microsoft Flow?

O gerenciamento de processos de negócios (BPM) está crescendo em termos de popularidade e comprovação à medida que os mercados e negócios estão mudando para um ambiente mais rápido e automatizado a cada dia. Simplificando, a definição de BPM é uma disciplina que visa otimizar, aprimorar e automatizar os processos de negócios.

Isso é alcançado por meio da automação de fluxos de trabalho e evitando tarefas braçais e demoradas com a ajuda de software de automação de fluxo de trabalho ou software de gerenciamento de processos de negócios (BPMS). Um exemplo dessa ferramenta é o Microsoft Flow — ou, mais conhecido atualmente como, Microsoft Power Automate.

O Microsoft Flow é um sistema baseado em nuvem com o qual você pode criar fluxos de trabalho automatizados e, assim, simplificar os processos de negócios e gerenciá-los de forma mais eficaz.

Explicado resumidamente, o objetivo da solução é tornar sua vida mais fácil ajudando você a automatizar qualquer tarefa repetitiva, de baixo esforço, mas demorada, como classificação de notificação, coleta de dados, alerta, ping e assim por diante.

Como ele pode ajudar na otimização de tarefas?

Uma das maiores vantagens do Flow é que ele é incrivelmente fácil de usar. Ele foi projetado para não desenvolvedores, portanto, mesmo alguém sem formação técnica pode usá-lo para criar fluxos de trabalho. A simplicidade da ferramenta e a pequena curva de aprendizado são uma vantagem definitiva sobre outras aplicações de automação de tarefas. Vamos falar sobre benefícios do uso da solução.

Conectores

O Microsoft Flow tem centenas de conectores que podem ser usados para conectar dados de muitas fontes diferentes imediatamente. Uma grande coleção de conectores pré-construídos fáceis de usar torna as integrações com aplicativos de terceiros, como Slack ou Dropbox.

Outro benefício do Flow é a capacidade de criar conectores personalizados com a mesma abordagem direta sem código. Tudo o que é necessário é entender como é a API do aplicativo que você deseja integrar ao Microsoft Flow. Em outras palavras, o conector só precisa informar ao Flow o que é a API e quais solicitações, e respostas são compatíveis. O processo de criação de um conector personalizado é tão simples quanto criar um fluxo de trabalho no Flow.

Monitoramento profissional

Analisar integralmente os dados de suas publicações nas redes sociais também é uma tarefa fácil para o Flow. Com ele, você consegue saber exatamente quem e quando uma publicação foi curtida. Ele também cria conexões que trazem os dados dos seus posts de forma detalhada para uma planilha no Excel.

Controle de e-mails

O Microsoft Flow pode beneficiar seu fluxo de trabalho diário de várias maneiras. Quantos e-mails indesejados você recebe por dia? É fácil perder e-mails importantes naqueles que você não precisa prestar atenção imediatamente. O Microsoft Flow é uma ótima ferramenta a ser usada para configurar notificações personalizadas e priorizar.

Você pode configurar o envio de mensagens de texto assim que receber um e-mail de alta prioridade com base em quem está enviando a mensagem. Por exemplo, se você deseja ser notificado imediatamente se um determinado cliente ou gerente está tentando entrar em contato com você. Você também pode configurar outras condições com base em outros dados.

Facilidade para publicar em redes sociais

Uma maneira interessante e surpreendentemente simples de utilizar o Flow é por meio de suas conexões com as principais plataformas de mídia social. Ele pode se conectar e interagir com plataformas como Facebook, Twitter, LinkedIn, YouTube e Instagram.

Se você precisar publicar um mesmo conteúdo em duas redes sociais, por exemplo, basta criar um fluxo para que isso aconteça de forma automática.

Modelos prontos

O Microsoft Flow fornece modelos que geralmente são ideais para automatizar muitos fluxos de trabalho comerciais comuns, mas você também pode criar seus próprios fluxos de trabalho. Os fluxos automatizados começam com um evento de disparo e terminam com uma ação em resposta ao evento. Embora em cada caso você só possa eliminar uma ou duas etapas, o tempo agregado economizado ao longo de semanas e meses, em todos os aplicativos e em uma empresa, pode ser significativo.

Automação

Um dos pontos principais a tirar do Microsoft Flow é que ele automatiza processos que tendem a interromper seu fluxo de trabalho diário, conforme mencionado anteriormente. Tirando proveito da capacidade do Microsoft Flow de enviar mensagens automatizadas, você não terá que se preocupar em perder ou se esquecer de qualquer negócio que o acompanhe enquanto estiver fora ou viajando.

A falta de um acompanhamento pode muito bem significar a perda de negócios. Manter o e-mail em geral é difícil o suficiente enquanto você está em uma conferência o dia todo. Você pode começar com um modelo projetado para qualquer propósito que atenda às suas necessidades, como criar um fluxo para enviar notificações quando você recebe e-mails de um determinado cliente ou membro da equipe.

Você pode começar com um modelo pré-construído ou pode criar um fluxo você mesmo usando fontes de dados, como uma lista de pontos de compartilhamento, tabela SQL Azure, ou arquivo do Excel baseado em nuvem. Você também pode criar fluxos que têm várias ações e condições.

Precisa enviar um relatório no mesmo dia da semana? Crie um fluxo para isso! Você pode enviar relatórios de dados atualizados para sua equipe, conforme necessário, seja diariamente ou uma vez por mês. O que importa é que você não precisa pensar em reservar um tempo para enviar o mesmo e-mail todas as vezes, especialmente se ele for enviado diariamente! É uma coisa a menos com que se preocupar a cada dia. Agendar fluxos recorrentes é muito útil quando novos dados são liberados e precisam ser compartilhados com toda a equipe.

Em resumo, os processos de negócios podem ser substancialmente aprimorados por meio da otimização de tarefas de TI. Nesse contexto, contar com soluções de automatização e o auxílio de uma empresa especializada pode ser uma excelente saída.

Quer ajuda para aprimorar a gestão das tarefas de TI na sua empresa? Entre em contato com a gente e conheça nossos serviços e soluções!

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