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Microsoft SharePoint: conheça as funcionalidades e seus benefícios

O Microsoft SharePoint é um aplicativo baseado na web usado para compartilhamento de documentos, business intelligence, pesquisa avançada, colaboração de conteúdo e muito mais. Ele é composto por um conjunto multifuncional de tecnologias que podem ser integradas ao Office 365, bem como recursos úteis de gerenciamento de documentos.

Neste artigo, vou apresentar essa poderosa ferramenta e falar sobre os benefícios que o uso dela pode trazer para a sua empresa. Confira!

O que é o Microsoft SharePoint?

O SharePoint é uma plataforma de colaboração e gerenciamento de documentos baseada na web. Embora altamente flexível, ele é usado principalmente para armazenar documentos e comunicar informações entre as organizações.

Com a plataforma, os usuários podem criar uma intranet (ou sistema interno de internet) que funciona como qualquer outro site. Por meio desse espaço centralizado e seguro, os usuários podem acessar, compartilhar e editar documentos.

Quais são as principais funcionalidades da ferramenta?

O Sharepoint é um sistema de colaboração baseado na web que permite integrar arquivos, pastas, documentos e todos os outros tipos de informações de negócios no servidor de forma segura.

Ele pode ser acessado em diferentes tipos de dispositivos conectados com a Internet, por meio de um navegador da Web como Microsoft Edge, Chrome, Firefox etc.

Vejamos a seguir algumas das principais funcionalidades da solução.

Compartilhamento de informações

Outra funcionalidade importante é a facilidade de compartilhamento de arquivos, informações e recursos entre os usuários em um servidor na nuvem dedicado para a organização. Além disso, é possível utilizar esse recurso também para enviar arquivos para pessoas fora do negócio.

Dentro do dashboard da solução é possível criar sites personalizados segundo cada time e projeto, o que simplifica os processos internos. Com isso, você pode compartilhar essas páginas com outros colaboradores e eles podem realizar as atualizações necessárias para atuar em equipe, inclusive, em modelos de trabalho remoto.

Gerenciamento de conteúdo e tarefas

É possível utilizar o Microsoft SharePoint para criar listas de documentos e arquivos necessários,, auxiliando a organizar e gerenciar informações. Você pode realizar isso por meio de:

  • bibliotecas;
  • listas;
  • metadados;
  • gerenciamento de registros;
  • políticas de retenção.

Além disso, é possível criar mecanismos de gerenciamento de tarefas, acrescentando deadlines para as ações e, assim, permitir minimizar atrasos. Com isso, a produtividade e o engajamento são potencializados no dia a dia.

Atualização dos profissionais

Também é possível utilizar essas funções para atualizar os colaboradores no dia a dia sobre questões internas, informações e feedbacks dos clientes, agendamento e resumo de reuniões, entre uma série de outras questões importantes para o dia a dia dos negócios.

Com isso, é possível repassar informações de forma fácil, ágil e minimizando eventuais falhas no processo. Quando isso ocorre por e-mail, por exemplo, é possível que a informação vá para a caixa de spam e ele não veja. Ao utilizar o dashboard do Microsoft SharePoint no dia a dia, ele receberá a notificação no local e será devidamente atualizado.

Uso em diversos dispositivos

Outro ponto importante é que a aplicação permite que suas funcionalidades possam ser utilizadas em diversos dispositivos, como tablets, notebooks e smartphones. Com isso, os usuários conseguem acessar intranets, sites de equipes e os conteúdos disponíveis nesses locais. Vale lembrar que o aplicativo está disponível tanto para dispositivos Android, iOS e Windows.

Automatização de processos

Também é possível conseguir automatizar processos no dia a dia, garantindo que determinadas ações possam ser feitas sem a intervenção humana. Isso inclui, por exemplo, não precisar disparar manualmente alertas de reuniões e deadlines de tarefas – o próprio sistema faz isso automaticamente.

Compartilhamento de informações de base

Nesse processo é possível também que os usuários possam ter em uma página dentro da solução que tenham todas as informações necessárias para as atividades. Por exemplo, ali podem estar regras de documentações, planos de segurança da informação, documentação de disaster recovery, entre outros pontos fundamentais para o dia a dia da empresa.

Quais são os benefícios do SharePoint para as empresas?

O SharePoint pode agilizar os processos de negócios e reduzir custos. Ele também pode encorajar o compartilhamento de informações, transparência e colaboração. Para usuários, desenvolvedores e designers, há muitos outros benefícios a serem obtidos com o uso da ferramenta. A seguir, falamos sobre os principais.

Envolvimento dos times

Um primeiro ponto é que o Microsoft SharePoint consegue facilitar o envolvimento dos times no dia a dia das atividades. O dashboard incentiva justamente este tipo de questão, permitindo o compartilhamento de informações, bem como os times podem adicionar informações ao longo da timeline e, assim, garantir um ambiente que promova mais facilmente o engajamento nas atividades.

Multifuncionalidade integrada

Com o SharePoint, os administradores podem atribuir diferentes níveis de permissão, dependendo do status do usuário. Além disso, o software possui funções para compartilhamento de documentos, gerenciamento de arquivos, redes sociais, informações comerciais e praticamente tudo o mais envolvido nas operações do dia a dia de uma empresa.

Administração centralizada

A facilidade de gerenciamento é um dos benefícios mais significativos do SharePoint. Os administradores podem acessar rapidamente os recursos de operação, incluindo configurações de segurança, coleta, backup e dados do site, assim como executar restaurações e atualizar privilégios, tudo em um único painel.

Gerenciamento de documentos e colaboração

O SharePoint permite organizar as informações da sua empresa de forma acessível. Um dos principais benefícios é o fluxo simplificado de informações devido ao armazenamento em nuvem, que permite fácil acesso a arquivos.

Nesse contexto, vale lembrar que funcionários informados tomam as melhores decisões, cumprem prazos, entendem a estratégia do negócio e têm condições de contribuir com maior precisão para o alcance dos objetivos da empresa.

Criação de conhecimento coletivo

O conhecimento dos times não pode ficar parado! Se um dos colaboradores identificou uma questão nova e que pode ser interessante para todos os envolvidos, é fundamental que ela esteja disponível para a equipe.

No SharePoint ele pode criar uma página com esses dados e compartilhar com os demais colegas. Assim, eles também podem analisar se há alguma melhoria a ser feita e, assim, todos participarem dessa criação de conhecimento coletivo. Assim, há uma maior velocidade do conhecimento gerado internamente e gera um contexto de melhoria contínua nas atividades realizadas.

O mesmo vale, também, caso a empresa precise compartilhar esse conhecimento com agentes externos. Torna-se muito mais fácil reunir esse conhecimento coletivo com essa solução.

Simplificação do processo de negócios

Uma plataforma de colaboração como o Microsoft SharePoint torna possível coletar e organizar dados em um só lugar, por meio das páginas criadas para os times.

Informações de fornecedores, comunicação com clientes ou interações com parceiros são registradas pelos formulários do SharePoint. Assim, seus funcionários podem criar portais de business intelligence e exibir esses dados em painéis, web parts ou scorecards.

Isso os ajudará a tomar melhores decisões, rastrear as preferências dos consumidores e prever flutuações na demanda e na oferta.

Independentemente do setor, o aumento da produtividade é um objetivo de todas as empresas. Nesse sentido, ter uma ferramenta como o Microsoft SharePoint pode fazer toda a diferença. As funcionalidades colaborativas se traduzem facilmente em otimização de tempo e outros recursos para qualquer organização.

Se você estiver interessado em implementar o SharePoint como ferramenta de colaboração na sua empresa ou aprender a extrair o melhor da plataforma, entre em contato com a GD Solutions e saiba como podemos ajudá-lo!