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Aprenda o que é plano de contingência e como aplicar!

Às vezes, o sucesso reflete o número de riscos calculados que estamos dispostos a assumir, pessoal e profissionalmente. É por isso que um plano de contingência é tão importante — ele permite o gerenciamento ativo de riscos e a preparação proativa, em vez de decisões reativas diante de uma emergência, o que pode resultar em falha.

Neste artigo, ensinamos o que é plano de contingência e ainda oferecemos dicas de como aplicá-lo na sua empresa. Acompanhe conosco!

O que é um plano de contingência para uma empresa?

Uma contingência é definida como um evento ou circunstância futura que é possível, mas não pode ser prevista com certeza, em larga ou pequena escala. Um plano de contingência é um roteiro criado pela gerência para ajudar uma organização a responder a esses eventos, que podem ou não ocorrer no futuro.

O objetivo desse recurso de gestão é ajudar seus negócios a retomar as operações comerciais normais, após um evento incômodo. Ele também pode ajudar as organizações a se recuperarem de desastres, gerenciar riscos, evitar publicidade negativa, entre outras coisas.

Ao elaborar e estabelecer um bom plano de contingência, sua empresa reagirá, com agilidade, a eventos inesperados — evitando a paralisação das atividades. Quanto mais rápido os seus negócios voltarem a funcionar, menores serão os prejuízos.

Quando ele deve ser aplicado?

O plano de contingência pode ser criado apenas para riscos identificados, não para riscos não identificados ou desconhecidos. Sem saber é o risco envolvido é impossível planejá-lo.

Além disso, eles não são apenas implementados para antecipar quando as coisas dão errado. Eles também podem ser criados para aproveitar as oportunidades estratégicas. Por exemplo, você identificou que um novo software de treinamento deve ser lançado em breve.

Caso isso ocorra durante um projeto, você pode ter um plano de contingência sobre como incorporá-lo à fase de treinamento.

A diferença entre um plano de contingência e um plano de mitigação

Um plano de mitigação tenta diminuir as chances de ocorrência de um risco ou diminuir o impacto dele, se ocorrer. É implementado com antecedência. Já um plano de contingência explica as etapas a serem tomadas após a ocorrência do risco identificado, a fim de reduzir seu impacto. Pense em um plano de contingência como a última linha de defesa.

Como elaborar um plano de contingência?

Agora, conheceremos as principais etapas para a elaboração e implementação efetivas de um plano desse tipo.

Prepare os funcionários

Ao ocorrer um desastre na infraestrutura de TI, que paralise alguns ou todos os serviços, é bastante provável que alguns funcionários entrem em pânico. Esse descontrole piora ainda mais o problema e atrasa as atividades da empresa.

Para que o plano de contingência funcione de acordo, é muito importante preparar os funcionários para que eles possam responder aos obstáculos de forma rápida e estratégica. Para isso, é importante contar com consultorias e parceiros especializados na área.

Desse modo, os profissionais internos saberão o que fazer, para onde ir e a quem devem se reportar durante a ocorrência. Com esse nível de controle e preparo, as informações e os sistemas ficam seguros e as atividades são retomadas com mais agilidade.

Garanta a segurança das informações

Um plano de contingência deve conter uma série de estratégias de recuperação para ser bem-sucedido. Assim, os gestores devem listar serviços, softwares e processos, além de realizarem backups das informações confidenciais.

É importante destacar que qualquer empresa que conte com computadores e rede corporativa está sujeita a ataques de hackers. Por isso, o vazamento de informações confidenciais pode ser fatal para a reputação do negócio. Com isso, podemos concluir que uma das prioridades de um plano desse tipo é resguardar os dados confidenciais — até mesmo como uma maneira de a organização manter vantagem competitiva.

Elabore um comitê de gestão de crise

Uma boa medida é elaborar um comitê com os colaboradores mais avançados na área no qual o plano de contingência atuará — no setor de TI da empresa, por exemplo. Com essa definição, todos os profissionais entenderão os seus papéis na hora de agir.

Para garantir um comitê de qualidade, busque consultores e profissionais especialistas na área. Além de proporcionar um nível maior de conhecimento, o olhar externo desses parceiros servirá para gerar novos insights sobre o negócio e sobre o que deve ser incluído no plano de contingência.

Não negligencie essa etapa, já que ela se trata de uma das mais importantes para o sucesso de um plano. Priorize uma equipe multidisciplinar, com profissionais que tenham o know-how necessário para desenvolver e aplicar métodos fundamentais para a resolução completa dos problemas.

Essa estratégia é importante até mesmo para a operação de longo prazo. Isso porque os profissionais designados adquirirão ainda mais experiência nessa tarefa, o que os tornará trabalhadores ainda mais qualificados. Tanto a empresa como esses funcionários ganham em expertise.

Identifique os riscos

Antes de se preparar para um desastre, você precisa saber para quais desastres está se preparando. Pense em todos os riscos possíveis para sua organização, incluindo desastres naturais, mudanças repentinas de receita ou pessoal, ou ameaças à segurança dos dados.

Ao fazer um brainstorming, envolva pessoas de outras equipes para garantir que você esteja se preparando para riscos para toda a organização, e não apenas para seu departamento.

Priorize os riscos

Gaste seu tempo e recursos se preparando para eventos com grandes chances de ocorrer enquanto você escreve e desenvolve seu plano de contingência. Por exemplo, você pode ter listado terremotos como um risco possível.

No entanto, se sua área não sofrer muitos terremotos, você não gostaria de gastar todo o seu tempo se preparando para esse evento. Se sua área é propensa a inundações, você deve gastar mais de seus recursos se preparando para inundações.

Para determinar quais riscos têm maior probabilidade de ocorrer, use uma escala de impacto no risco. Esses gráficos ajudarão você a estimar a probabilidade de ocorrência de um evento e a determinar onde concentrar seus esforços.

Desenvolver planos de contingência

Depois de criar uma lista priorizada, é hora de elaborar um plano para mitigar esses riscos. Ao escrever um plano de contingência, ele deve incluir elementos visuais ou um guia passo a passo que descreve o que fazer quando o evento ocorrer e como manter seus negócios funcionando.

Inclua uma lista de todos, dentro e fora da organização, que precisam ser contatados caso o evento ocorra, além de informações de contato atualizadas.

Você também pode criar uma lista de maneiras de minimizar o risco desses eventos agora e começar a agir sobre ele.

Mantenha o plano

Mesmo depois de desenvolver um plano de contingência, o processo não para por aí. Você desejará comunicar o plano a todos que possam ser afetados. Você também deve descrever quais são seus papéis e responsabilidades durante um período de crise.

Revise seu plano com frequência. As mudanças de pessoal, operacionais e tecnológicas podem tornar o plano ineficiente, o que significa que você pode precisar fazer algumas alterações.

Teste e revise o plano de contingência

Ok, se a sua empresa cumpriu todas as etapas até aqui, podemos dizer que um progresso importante foi alcançado. Contudo, deixar para aplicar o plano somente quanto os problemas aparecerem pode inviabilizar todo o planejamento que foi realizado.

Assim, deve ser realizada uma simulação completa do plano para que os gestores se certifiquem de que estão bem-preparados. O comitê de crise tem um papel fundamental nisso, já que esse pessoal será o responsável por realizar revisões periódicas, ao menos uma vez por ano, para manter ou alterar os aspectos que julguem necessários.

O que um plano de contingência deve cobrir?

Um bom plano de contingência pode impedir que sua empresa “entre em falência” quando ocorrem eventos inesperados; portanto, é vital garantir que ela seja adequada ao seu objetivo. Abaixo, estão os principais elementos a serem incluídos. Confira.

Cenários

Consulte sua avaliação de risco e gráficos de impacto/probabilidade e escolha os cenários mais prejudiciais ou mais prováveis para os quais deseja planejar. Em seguida, mapeie o que deve acontecer em cada caso.

Procure incluir uma ampla variedade de cenários — por exemplo, ataques cibernéticos, ausências prolongadas de funcionários, mau funcionamento da TI, perda de fornecedores, falta de energia ou problemas estruturais nas instalações da sua empresa.

Gatilhos

Especifique o que exatamente fará com que você coloque seu plano de contingência em ação. Se você tem um plano para falta de energia, por exemplo, ele será acionado por um aviso de instabilidade nas instalações ou apenas por uma queda repentina da energia?

Resposta

Inclua uma breve visão geral da estratégia que você seguirá em resposta ao evento — ações de backup, por exemplo. Isso fornece um contexto para as ações que você solicita ao seu pessoal.

Quem informar

Identifique as pessoas que precisam saber sobre o que aconteceu. Isso pode incluir funcionários, fornecedores, clientes e o público, em geral, conforme apropriado. Além disso, verifique se você está ciente de suas obrigações legais e se os incidentes são relatados às autoridades relevantes sempre que necessário.

Responsabilidades-chave

Defina quem é responsável por elemento do plano, quem será o responsável em cada estágio e o que você espera que eles cumpram.

Linha do tempo

Declare o que precisa ser feito dentro da primeira hora, dia e semana após a implementação do plano. Inclua também detalhes de quando você espera que os negócios normais sejam retomados e o que sinalizará que sua empresa está pronta para isso.

Além de todo esse preparo, contar com uma consultoria especializada pode ser um caminho seguro na hora de desenvolver seu plano de contingência. A Global Data, por exemplo, tem expertise para reduzir ao mínimo os riscos envolvidos no seu negócio e, com a ajuda de planos de contingência adequados, capacitar sua empresa a enfrentar situações emergenciais com custos acessíveis.

Por fim, ao desenvolver seu plano de contingência, lembre-se que seu principal objetivo é manter ou restaurar operações críticas de negócios. Portanto, observe atentamente como elas podem ser afetadas por cenário.

Como pudemos ver no artigo, em cenários desafiadores é essencial que um plano de contingência seja bem elaborado para garantir a integridade dos dados, o funcionamento das atividades e até mesmo para manter a boa reputação do negócio. Uma empresa que conte com profissionais adequados para essa tarefa adquire vantagem competitiva e amplo conhecimento para lidar com os problemas que surgirão.

Agora que você tem informações sobre o que é plano de contingência, entre em contato com a gente e saiba como podemos ajudar sua organização nessa tarefa!