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Relatórios de TI: para que servem e quais são os principais tipos?

Como em muitos outros setores, a área de Tecnologia da Informação enfrenta um problema antigo de produzir relatórios que impulsionem o sucesso, ajudando a maximizar o valor de uma grande quantidade de dados.

Embora seja parte integrante do sucesso e do desenvolvimento organizacional, sem a capacidade de obter insights acionáveis de seus dados mais importantes, os relatórios de TI podem ser considerados um exercício infrutífero.

Como gestor de negócios atento à TI da sua empresa, você deve ter ouvido perguntas sobre a performance dos equipamentos da empresa, ou os níveis de disponibilidade de rede para o pessoal.

Sem o conhecimento para responder a essas questões, sua capacidade de dar suporte ao seu departamento de TI com sucesso será prejudicada. É por isso que, neste artigo, explicaremos os principais pontos sobre os relatórios de TI. Continue a leitura e confira!

O que os relatórios de TI rastreiam?

Mesmo quando a tecnologia não é o negócio principal da sua organização, você pode aproveitar as vantagens de grandes volumes e variedade de dados para tomar decisões estratégicas bem informadas.

A importância dos relatórios de TI pode ser descrita em dois domínios, como mostraremos abaixo.

Desempenho da tecnologia

Os dados gerados por tecnologias conectadas, infraestrutura de TI e sistemas de tecnologia podem ser coletados, processados e analisados para identificar o desempenho. Essas informações podem ser usadas para manter a eficiência dos sistemas a custos mais baixos.

Desempenho dos negócios

Esses dados também contêm percepções ocultas sobre o impacto das escolhas estratégicas no desempenho dos negócios. Para gerar os melhores resultados, a TI deve identificar e analisar métricas que se correlacionam altamente com o desempenho da empresa.

Quais são os principais tipos de relatórios de TI?

Alguns relatórios de TI e KPIs importantes se enquadram em grandes domínios e categorias, que podemos dividir da forma a seguir.

Relatórios operacionais

Os KPIs operacionais ajudam as organizações a rastrear o desempenho ao longo de um período predefinido ou em tempo real. Essas métricas estão associadas a uma variedade de funções de negócios. Mas, no domínio da TI corporativa, elas se concentram principalmente no desempenho dos recursos e funções de TI.

Esses recursos incluem a força de trabalho, as tecnologias e os serviços usados para conduzir operações de negócios ou habilitar produtos e serviços para usuários finais. Exemplos de relatórios operacionais incluem:

  • RH: produtividade da força de trabalho, horas extras, taxa de rotatividade de funcionários, custo de contratação e treinamento;
  • Infraestrutura de TI: tempo de inatividade da infraestrutura, frequência de implantações de produção, número de cargas de trabalho processadas, custo de capital e despesas, e disponibilidade de recursos;
  • Soluções e serviços de TI: tempo de atividade, disponibilidade, confiabilidade, custo por usuário, custo por aquisição de usuário e interrupções de rede do serviço;
  • ITSM e Service Desk: disponibilidade do serviço, taxa de resolução na primeira chamada, custo por contato, taxa de violação de SLA e satisfação do usuário.

Disponibilidade e confiabilidade do sistema

Os sistemas de TI, incluindo a infraestrutura de hardware e de aplicativos, devem operar de maneira confiável, pois cada segundo de inatividade gera perdas de receita. Os relatórios associados à disponibilidade e à confiabilidade do sistema ajudam as organizações a avaliar o desempenho histórico e prever a performance no futuro.

Essas métricas não apenas capacitam as equipes de TI a realizar atualizações e atividades de manutenção de maneira proativa, mas também dão confiança aos negócios para escalar as operações e buscar novas oportunidades de negócios, que dependem do desempenho estável e confiável dos sistemas de TI.

Essas métricas são focadas principalmente no desempenho da tecnologia, e requerem camadas adicionais de análises para avaliar as correlações com o desempenho dos negócios. Exemplos comuns de métricas de confiabilidade do sistema incluem:

  • interrupções;
  • capacidade de rede e servidores;
  • despesas operacionais e de capital;
  • segurança de dados.

Acordos de nível de serviço (SLAs)

A maioria das organizações adquire uma variedade de serviços de TI e soluções de tecnologia. Os SLAs obrigam os fornecedores a entregar os níveis de serviço prometidos, definidos por métricas específicas.

O não cumprimento dessas métricas não só penaliza os fornecedores, mas também afeta os usuários finais e as oportunidades de geração de receita. Portanto, é fundamental identificar as métricas que melhor descrevem os níveis de desempenho necessários.

Exemplos de métricas de SLA incluem:

  • Índice de conformidade com o SLA: a proporção entre o número de incidentes resolvidos em conformidade com o SLA e o número total de incidentes;
  • Desempenho de SLA: tempo de atividade, aumento ou redução da capacidade, tempo de resposta e armazenamento;
  • Verificação de SLA: taxas de defeito, qualidade técnica, segurança, resultados de negócios ou KPIs e número de reclamações.

Quais são as melhores práticas em relatórios de TI?

Para evitar se afogar em dados e perder o foco do que realmente importa, você precisa considerar algumas questões antes de embarcar em sua jornada de relatórios de TI:

  • para quem os seus esforços serão direcionados;
  • que tipo de métrica é importante para o seu público;
  • qual é a estratégia por trás do relatório — atividades típicas de gerenciamento diário ou uma avaliação estratégica orientada para objetivos da situação atual (ativos, recursos etc.).

Depois de dedicar um tempo para entender seus principais objetivos departamentais e a sua estratégia geral, além de considerar seu público, você poderá começar a criar seus relatórios.

A seguir, estão as melhores práticas a serem consideradas.

Selecione os KPIs certos

Quando se trata de criar um relatório de gerenciamento de TI eficaz, selecionar os melhores indicadores de desempenho para o trabalho é essencial. Se você dedicou bastante tempo para considerar suas metas e objetivos, fazer as escolhas certas deve ser relativamente simples.

Um painel de dados digital que relata KPIs é interativo e visual. Trabalhando com métricas que se alinham com seus objetivos, você garantirá que construirá sua amostra de relatório de TI em bases estáveis.

Evite a duplicação

Quando se trata de coletar dados importantes, provavelmente há uma ampla variedade de bancos de dados configurados para reunir informações com base em diferentes aspectos de suas atividades de TI.

Uma prática recomendada é manter tudo o mais simples possível e não duplicar muitos dados , mesmo quando uma sobreposição parecer inevitável. Quando a variação e o volume dos dados aumentam, também cresce a complexidade, o esforço necessário e o nível geral de frustração.

Comunique-se e peça colaboração

Por último, mas não menos importante, colaborar com sua equipe é essencial. Trabalhar em conjunto no relatório obterá resultados melhores do que se apenas um cérebro estivesse nessa tarefa.

Comunique suas descobertas e veja o que os seus colegas analisaram e extraíram da análise. Com o auxílio de uma ferramenta de BI, é facilmente viável que várias pessoas tenham acesso à mesma fonte de conhecimento e trabalho.

Os relatórios de TI têm muitos benefícios. Eles não só permitem que você avalie o estado atual das atividades para descobrir o que está acontecendo, mas também fornecem evidência do ocorrido.

Usar a tecnologia é extremamente útil no contexto de reunir todos os seus dados em um único ponto centralizado. Assim, você pode facilmente analisar tudo de uma vez e criar painéis de TI acionáveis.

Graças à sua natureza em tempo real, não será preciso se preocupar com a sincronização permanente, pois todos os seus dados estarão sempre atualizados.

Como vimos, quando visualizados por meio de um painel profissional online, os relatórios de TI dão uma ideia da situação atual em um relance. É uma ferramenta de comunicação altamente eficaz para compartilhar o desempenho de sua equipe ou para colaborar com colegas de trabalho.

Precisa de ajuda para rastrear e acompanhar o desempenho de TI da sua empresa? Entre em contato conosco e saiba como podemos apoiá-lo nesse processo!