O Brasil, infelizmente, é um dos países mais suscetíveis a ciberataques de criminosos — em 2019, nós sofremos mais de 24 bilhões de tentativas de ações desta natureza, o que representa uma média de 65 ações criminosas (mesmo que não tenham obtido êxito) por dia.

Diante de dados tão alarmantes, é fundamental que você busque proteger os dados do seu negócio, evitando que essas ações tenham êxito. Isso porque os prejuízos causados por ataques de hackers podem ser altíssimos e ir além de questões financeiras — e o e-mail corporativo é uma das principais portas de entrada para problemas dessa natureza.

Vou mostrar para você 7 dicas imperdíveis de como proteger e-mail corporativo. Não deixe de acompanhar, tire suas dúvidas e boa leitura!

1. Cuidados com as senhas

A primeira parte que merece atenção para garantir uma maior segurança digital e proteger o e-mail corporativo é ter uma senha forte. Isso porque, até mesmo os cibercriminosos de menor potencial de danos utilizam a quebra delas para conseguir acessar sistemas de empresas.

Sequências fortes, as quais misturem caracteres, letras minúsculas e maiúsculas, bem como números, dificultam o acesso dos hackers por meio de força bruta. Por isso, é importante que a empresa fique responsável pela geração e gerenciamento das senhas internas, para criar sequências com maior segurança.

Além disso, é fundamental que o password seja apenas daquela conta específica, instruindo o seu colaborador para não utilizar essa senha em outras contas.

Outro ponto importante é realizar a troca das senhas periodicamente, evitando que eventuais vazamentos antigos possam levar a descoberta do acesso ao sistema da sua empresa. Para isso, o uso de um gerenciador de senhas pode ser uma boa opção.

Para reforçar a proteção das senhas, ainda, uma outra ferramenta é a verificação em duas etapas. Sendo assim, ao utilizar uma senha correta, o sistema ainda autenticará se é, de fato, o usuário responsável que está fazendo o login, podendo, por exemplo, enviar um SMS para o celular dele, com um código para validar o acesso.

2. Não utilize o e-mail corporativo para questões pessoais

Outro ponto importante para a proteção dos dados da sua empresa bem como para imagem do negócio é determinar que o e-mail corporativo não será utilizado para questões pessoais, apenas para assuntos da empresa.

Isso é fundamental, principalmente, porque alguns sites são muito visados por cibercriminosos para obtenção de informações. Por exemplo, aqueles utilizados em sites de compras e redes sociais tendem a chamarem uma maior atenção e, consequentemente, os hackers tentam obter acesso à conta de e-mail por meio de vulnerabilidades nesses sites.

Além disso, não raro, ocorrem vazamentos de cadastros de e-mails e senhas de sites mais visados. Caso o seu colaborador utilize, justamente, o mesmo password nesses dois locais, poderá gerar um ponto de intrusão aos dados internos da empresa. Nada bom, não é mesmo?

Por isso, determine como regra: o e-mail corporativo não pode ser utilizado para cadastro em sites de terceiros, bem como também não deve ser utilizado para comunicações que não sejam relacionadas com as rotinas profissionais.

3. Não o utilize em redes públicas

Com as mudanças geradas pela adoção da transformação digital e reforçadas pelo isolamento gerado pelo coronavírus, cada vez mais as organizações têm adotado o home office em suas rotinas. Com isso, elas se conectam ao e-mail por redes diversas, sem os protocolos internos de segurança.

Em alguns casos, colaboradores podem acessar redes de wi-fi públicas, encontradas em aeroportos, praças, hotéis, entre outros locais. O problema dessas conexões é que os dados circulantes podem ser acessados por outros usuários da conexão.

Sendo assim, hackers poderiam tentar obter os dados enviados pelos dispositivos dos seus colaboradores, em um ataque bem comum, conhecido como “man in the middle”. Nesse tipo de ação, uma máquina é configurada para, de forma disfarçada, operar como se fosse um equipamento de rede e consegue processar o tráfego existente, podendo ter acesso aos dados sensíveis ali circulantes.

Por isso, recomende que os colaboradores remotos evitem se conectar a esse tipo de rede, pois se aumenta, assim, a exposição aos dados sigilosos da organização. É melhor que eles demorem na resolução de uma questão do que, por pressa, gerar uma vulnerabilidade que exponha o seu negócio.

4. Cuidado com os anexos

Os anexos são uma das brechas de vulnerabilidade mais comuns sobre e-mails corporativos. Isso porque, dependendo do tipo de arquivo anexado, é uma forma de infectar contas e encontrar brechas de vulnerabilidade para atuar nas máquinas da empresa.

Para evitar esse tipo de problema, alguns cuidados podem ser tomados, tais como:

  • ter um bom filtro antispam;
  • instalar extensões que realizam o bloqueio de arquivos maliciosos automaticamente;
  • treine seus colaboradores para identificar atividades suspeitas.

5. Tenha uma política de uso de e-mail corporativo

Além de tudo que falamos, há uma série de boas práticas no uso de e-mail corporativo que podem ser adotadas para que você previna ações inadequadas em sua empresa. Para isso, uma alternativa é a elaboração de um documento normatizador.

Por meio dele, é estabelecido quais são as regras no uso do e-mail corporativo, avaliando medidas que possam ser tomadas em caso de descumprimento do que foi estabelecido nas políticas de uso.

Com isso, minimizam-se as chances de falhas que possam ocasionar vulnerabilidades que possam expor o seu negócio à ação de cibercriminosos.

6. Utilize a criptografia

A criptografia é um processo cada vez mais utilizado nas empresas para proteção de dados e é fundamental que seja implementado nos e-mails corporativos. Por meio dele, toda e qualquer interceptação no processo de envio e recebimento de mensagens esbarrará em mensagens cifradas.

Isso porque, por meio dela, a mensagem é cifrada e apenas o destinatário e o remetente têm as chaves de acesso ao conteúdo. Assim, caso esteja encaminhando um conteúdo sensível, a interceptação não gerará grandes danos, já que o e-mail será ilegível.

7. Tenha um serviço de backup

Muitas informações fundamentais circulam nos e-mails, bem como são registros de conversações importantes, que podem impactar os rumos da empresa. Por isso, é importante ter esses dados devidamente protegidos, para que seja possível acessá-los quando necessário.

Sendo assim, o serviço de backup é fundamental para garantir a disponibilidade dos dados valiosos para o negócio. Ali estão registrados, por exemplo, negociações com clientes, contratos, documentos importantes, acertos com fornecedores e público, entre outros pontos.

É fundamental estabelecer uma periodicidade para a realização do backup, bem como contar com um serviço especializado, que o ajudará nesta tarefa. Para isso, é importante analisar algumas questões fundamentais, tais como:

  • verifique se o backup é feito em nuvem e se há um backup secundário local;
  • conheça a expertise da empresa neste tipo de serviço;
  • avalie se ela oferece um plano de contingência junto do backup;
  • verifique se ela oferece um suporte a compartilhamento de rede;
  • avalie o suporte oferecido pela empresa;
  • veja se ela oferece a eliminação da duplicação de dados, entre outros.

Neste artigo você viu algumas dicas fundamentais para proteger e-mail corporativo. Aplique-as em seu negócio e auxilie na proteção dos dados importantes da sua empresa.

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